Instrucțiuni privind netichetările prin e-mail
Oamenii petrec o mare parte din deschiderea zilei și citirea e-mailurilor. Timpul valabil nu trebuie să fie irosit pe e-mailurile ineficiente și neimportante. Același profesionalism pe care îl veți folosi la telefon, corespondență prin poștă sau față în față ar trebui exprimat și printr-un e-mail. Amintiți-vă întotdeauna că un e-mail este o formă de comunicare și modul în care receptorul interpretează mesajul este singurul lucru care contează.
Înainte de a crea și trimite un e-mail, întrebați-vă câteva întrebări.
- Emailul este cea mai bună formă de comunicare pentru informațiile pe care le trimit?
- Este profesional?
- Este compatibilă cu HIPAA?
- Reprezintă cu exactitate mine și cabinetul medical?
Eticheta de e-mail a Regulamentului # 1
Do gândiți-vă la conținutul mesajului înainte de a apăsa TRIMITE. Asigurați-vă că e-mailul este forma adecvată de comunicare pentru mesajul dvs. în loc de un apel telefonic sau o întâlnire. Rețineți că conținutul ar trebui să reflecte imaginea și nivelul de profesionalism așteptat de la Biroul Medical.nu face trimiteți, transmiteți sau răspundeți la orice e-mail care conține obscen, ofensator, calomnios, defăimător, rasist sau sexual. Sancțiunile pot fi grave pentru dvs. și pentru Biroul Medical.
Reguli de e-mail pentru e-mail # 2
Do utilizați gramatică, punctuație și ortografie adecvată. Din nou, mesajul dvs. este o reflectare a Oficiului medical. De asemenea, asigurați-vă că păstrați mesajul concis și utilizați aspectul adecvat pentru mesajul dvs., ceea ce face mai ușor de citit. Corectați-vă e-mailul înainte de a lovi TRIMITE.nu face utilizați TOATE CAPS-urile, deoarece este considerat că țipă sau țipă în lumea online. Utilizare îndrăzneţ sau italice pentru a accentua un cuvânt sau o expresie. De asemenea, evitați utilizarea fonturilor extrem de fantezii sau ciudate, deoarece acest lucru face ca e-mailul dvs. să fie mai greu de citit.
Eticheta e-mailului Regula # 3
Do asigurați-vă că e-mailul este trimis către destinatarii corespunzători. Informațiile dintr-un birou medical, în special legate de informațiile despre pacienți, ar trebui să fie împărtășite doar pe baza necesității de a cunoaște. De asemenea, considerați că persoanele pot considera informații care nu sunt relevante pentru acestea ca "mesaje nedorite".nu face discutați informații personale și confidențiale sau atașați fișierele pacientului într-un e-mail. Utilizați numere de conturi pacient sau numere de înregistrări medicale pentru a sfătui pe cineva să revizuiască contul. Informațiile dvs. trebuie notate acolo.
Reguli de e-mail pentru e-mail # 4
Do răspundeți la e-mailurile profesionale în decurs de 24 de ore, atunci când este posibil. În cazul în care acest lucru nu vă oferă suficient timp, cel puțin răspundeți pentru a spune că ați primit e-mailul și veți reveni la ele cât mai curând posibil.nu face răspuns la spam sau cereri de abonare / dezabonare. Acest lucru va genera doar mai multe spam care va inunda e-mail-ul de afaceri.
Eticheta e-mailului Regula # 5
Do țineți emoțiile din e-mailuri. Fii politicos și profesionist. Cunoașteți cine vă poate fi informat, după ce a trecut suficient timp pentru a construi acest tip de relație.nu face spuneți ceva într-un e-mail pe care ați putea regreta mai târziu. Aveți grijă atunci când trimiteți sau răspundeți la un e-mail în furie. Nu faceți niciodată comentarii personale despre o altă persoană, faceți comentarii care ar ofensa pe cineva sau să spună ceva ce nu ați fi spus personal.
Eticheta de e-mail a Regulamentului # 6
Do păstrați umorul, glumele și ironia la minim. Intențiile sunt adesea "pierdute în traducere" în e-mailuri și este posibil ca oamenii să nu primească întotdeauna gluma. Gândiți-vă la aceasta din perspectiva destinatarului.nu face trimite, transmite sau răspunde la literele în lanț. Este un comportament neprofesionist și unii oameni văd acest lucru ca un junk mail. Rețineți că orice conținut pe care îl trimiteți ar trebui să reflecte imaginea și nivelul de profesionalism așteptat de la cabinetul medical.
