5 Componente pentru controale interne eficiente

Controalele interne sunt definite ca un proces menit să descurajeze frauda, ​​să protejeze resursele companiei și să asigure respectarea legilor și reglementărilor. Controalele interne sunt eficiente numai dacă sunt determinate de nevoile specifice ale cabinetelor medicale, sunt implementate, monitorizate și măsurate pentru a se asigura că acestea funcționează conform planificării. 
Biroul medical trebuie să adopte o abordare proactivă pentru prevenirea și detectarea comportamentelor necorespunzătoare ale angajaților prin adoptarea unei politici privind controalele interne. Prevenirea și detectarea joacă un rol foarte important în orice proces de control intern prin minimizarea unui anumit nivel de risc.
1

Practici de angajare

Angajarea celui mai bun personal medical este un mod eficient de consolidare a unui proces de control intern. Angajarea personalului care este competent, demn de încredere și de încredere prin prezicerea cu precădere a candidaților este doar un bun simț al afacerii. Verificările de fond și verificările de referință reprezintă modalități ușoare de a elimina merele proaste și de ai descuraja pe anumiți oameni să se aplice pentru acest loc de muncă. 
Deși angajatorii anteriori nu au voie să ofere alte informații decât statutul de angajare și eligibilitatea pentru reîncărcare, puteți solicita ca solicitanții să furnizeze informații de contact pentru supraveghetorii sau colegii de rang anterior pentru a obține informații mai detaliate. Controalele de fond, inclusiv verificările de credit, oferă, de asemenea, detalii despre istoricul personal al unui solicitant.
2

Separarea taxelor

Drepturile de separare împiedică un angajat să-și asume responsabilitatea mai multor tranzacții care implică manipularea finanțelor. Ori de câte ori un angajat trebuie să se ocupe de bani, ar trebui să existe o persoană care să autorizeze anumite tranzacții, o altă persoană responsabilă de prelucrare și o altă persoană pentru reconciliere și evidență. Acest lucru asigură că nimeni nu poate efectua nici o sarcină care nu este detectată sau revizuită de o altă persoană.
Separarea sarcinilor îngreunează pierderea oricărei sume de bani, indiferent dacă este la nivelul recepției sau la nivelul administrativ al cabinetului medical. Când angajații știu că fiecare proces este urmărit și monitorizat, acesta încurajează exactitatea și onestitatea în îndeplinirea sarcinilor.
3

Documentație

Fiecare tranzacție financiară ar trebui să aibă o pistă de hârtie. Documentația nu este doar o practică de scriere sau documentare a acțiunilor, ci și de păstrarea copiilor tuturor înregistrărilor financiare, cum ar fi facturile și remiterile de plată. Angajații ar trebui să fie informați să nu efectueze niciodată o tranzacție pe baza unei solicitări verbale.
Documentele valabile includ formularele oficiale medicale, foile de antet sau facturile și trebuie să fie autorizate prin semnătură, atunci când este necesar. Controalele ar trebui să aibă întotdeauna o factură, ca și rambursări, transferuri de bani sau postări de plăți. Numerarul ar trebui să fie acceptat, nu va fi predat decât dacă va fi returnată schimbarea pacientului. Reconcilierea la casetele de numerar trebuie de asemenea documentată la începutul și la sfârșitul fiecărei ture. 
4

Garanții fizice și electronice

Utilizarea seifurilor, a sistemelor de alarmă, a camerelor de luat vederi și a încuietorilor poate ajuta biroul medical să păstreze datele, inventarul, activele și banii.  
1. Păstrați toate casetele de numerar, cecurile și cărțile de chitanțe blocate într-un seif cu acces limitat de către personalul medical. Combinațiile ar trebui modificate în mod regulat.
2. Sistemele de alarmă să fie instalate după ore și zile neoperatorii.
3. Camerele pot fi amplasate la fiecare intrare și ieșire, la recepție și sunt destinate în siguranță.
4. Mențineți ușile în încăperea de aprovizionare și / sau cabinetul de farmacie blocate în orice moment și permiteți accesul numai la anumite zone, după cum este necesar.  
Garanțiile electronice includ utilizarea parolelor și restricționarea accesului numai la personal autorizat.
5

Operațiuni de monitorizare

Orice proces de control intern ar fi incomplet fără o modalitate de a monitoriza operațiunile. Monitorizarea controlului intern implică revizuirea operațiunilor zilnice pentru a asigura funcționarea adecvată a proceselor.  
1. Reconcilierea în numerar
2. Auditul contului sau graficului
3. Verificarea prin compararea rapoartelor
4. Controale periodice de inventariere
Păstrarea unei atenții deosebite asupra tuturor proceselor este esențială, dar în primul rând un manager de birou medical trebuie:
1. Stabiliți regulile și obiectivele
2. Comunicați-le tuturor personalului
3. Oferiți feedback în mod regulat