Anuală de formare în domeniul conformității cu HIPAA

Legea privind portabilitatea și responsabilitatea în materie de asigurări de sănătate a fost adoptată în 1996. Aceasta se aplică de către Biroul pentru Drepturile Civile al Guvernului Statelor Unite. Este un set de linii directoare federale create pentru a permite angajaților să își asume asigurarea medicală în cazul în care părăsesc un angajator, să permită accesul persoanelor la asigurarea medicală, în ciuda condițiilor preexistente (în anumite condiții) și să stabilească standarde de confidențialitate pentru sănătatea unui pacient informație. 

• Regulamentul privind confidențialitatea HIPAA protejează confidențialitatea informațiilor de sănătate identificabile individual.
• Regulamentul de securitate HIPAA stabilește standarde naționale pentru securitatea informațiilor electronice privind sănătatea.

Este impus prin lege să furnizeze educație și formare HIPAA persoanelor care lucrează în industria de asistență medicală pentru a asigura responsabilitatea pentru confidențialitatea și securitatea informațiilor protejate în materie de sănătate. Entitățile acoperite trebuie să instruiască toți membrii forței de muncă cu privire la politicile și procedurile HIPAA.
1

Regulă de confidențialitate HIPAA

Standardele privind confidențialitatea informațiilor privind sănătatea identificabile individual (regula de confidențialitate) au fost concepute pentru a aborda în mod specific protecția informațiilor individuale referitoare la sănătate. Este important pentru vitalitatea cabinetului dvs. medical să mențină respectarea HIPAA.

Cine este acoperit de regula de confidențialitate?

• Planuri de sănătate
• Furnizori de servicii medicale
• Centrele de îngrijire a sănătății

 O entitate acoperită, astfel cum este definită în HIPAA, poate fi un plan de asigurare de sănătate, un centru de sănătate sau un furnizor de asistență medicală care transmite informațiile medicale protejate în format electronic și pot fi organizații, instituții sau persoane.
Medicii și alți profesioniști din domeniul sănătății care lucrează cu pacienții și înregistrările medicale confidențiale trebuie să respecte politicile, procedurile și legile menite să protejeze intimitatea și confidențialitatea pacienților. Toți furnizorii de asistență medicală au responsabilitatea de a-și păstra personalul instruit și informat cu privire la respectarea normelor HIPAA. Dacă divulgarea intenționată sau accidentală, neautorizată a PHI este considerată o încălcare a HIPAA.

• Asociati de afaceri

Un asociat de afaceri, astfel cum este definit de HIPAA, este orice persoană sau entitate care desfășoară activități care implică utilizarea sau divulgarea de informații de sănătate protejate în numele unei entități reglementate și nu este angajat al entității vizate. 

Ce informații sunt protejate?

PHI sau informații privind sănătatea protejată se referă la orice informație individuală de identificare inclusă în înregistrarea medicală a pacientului care este transmisă sau întreținută sub orice formă. 
Utilizări și dezvăluiri
O entitate acoperită poate utiliza sau dezvălui informații de sănătate protejate (PHI) fără autorizație în anumite condiții.

1. Pentru individ
2. Tratament, plată și operații de asistență medicală
3. Utilizări și dezvăluiri cu posibilitatea de a fi de acord sau de obiect
4. Utilizarea și dezvăluirea incidentală.
5. Activitățile publice și beneficiile publice
6. Set limitat de date în scopuri de cercetare, de sănătate publică sau de servicii de sănătate

Declarație privind practicile de confidențialitate

Furnizorii de servicii medicale au obligația de a oferi pacienților lor o notificare privind practicile de confidențialitate. Această notificare, așa cum prevede Regulamentul privind confidențialitatea HIPAA, oferă pacienților dreptul de a fi informați cu privire la drepturile lor de confidențialitate, deoarece acestea se referă la informațiile despre sănătate protejate (PHI).
Anunțul ar trebui să descrie anumite informații în termeni ușor de înțeles:

• Modul în care furnizorul va utiliza și va dezvălui PHI-ul lor
• Pacienții cu drepturi au în privința propriului PHI
• O declarație care informează pacientul cu privire la legi care impun furnizorului să păstreze confidențialitatea PHI
• Cui pacienții pot contacta pentru informații suplimentare privind politicile de confidențialitate ale furnizorului

Executarea și sancțiunile pentru nerespectarea

Pedeapsa cu bani mobili

• 100 $ pentru nerespectarea
• Maxim 25.000 USD pe an pentru mai multe încălcări ale aceleiași cerințe

Sancțiuni penale (pentru obținerea sau dezvăluirea cu bună știință a PHI care încalcă HIPAA)

• 50.000 dolari amendă și până la un an de închisoare
• 100.000 dolari amendă și până la cinci ani de închisoare (dacă încălcarea implică pretenții false)
• 250.000 USD amendă și până la zece ani de închisoare (dacă încălcarea implică intenția de a vinde, transfera sau utiliza PHI)

2

Regulă de securitate HIPAA

Standardele de securitate pentru protecția informațiilor electronice protejate (regula de securitate)
Securitatea HIPAA se referă la stabilirea garanțiilor pentru PHI în orice format electronic. Aceasta include orice informație utilizată, stocată sau transmisă electronic. Orice facilitate definită de HIPAA ca entitate acoperită are responsabilitatea de a asigura confidențialitatea și securitatea informațiilor pacientului, precum și de a păstra confidențialitatea datelor PHI.

Cine este acoperit de regula de securitate?

• Planuri de sănătate
• Furnizori de servicii medicale
• Centrele de îngrijire a sănătății

 O entitate acoperită, astfel cum este definită în HIPAA, poate fi un plan de asigurare de sănătate, un centru de sănătate sau un furnizor de asistență medicală care transmite informațiile medicale protejate în format electronic și pot fi organizații, instituții sau persoane.

• Asociati de afaceri

Un asociat de afaceri, astfel cum este definit de HIPAA, este orice persoană sau entitate care desfășoară activități care implică utilizarea sau divulgarea de informații de sănătate protejate în numele unei entități reglementate și nu este angajat al entității vizate.

Ce informații sunt protejate?

Informațiile PHI electronice sau protejate în domeniul sănătății se referă la orice informație individuală de identificare inclusă în înregistrarea medicală a pacientului care este transmisă sau întreținută sub orice formă. Norma de securitate exclude PHI transmisă oral sau în scris.

Simplificarea administrativă

Dispozițiile administrative de simplificare ale HIPAA stabilesc standardele naționale pentru securitatea informațiilor electronice protejate în domeniul sănătății. Acestea includ regulile și standardele pentru tranzacții și seturi de coduri și identificatori pentru angajatori și furnizori.

Tranzacții și standarde de set de coduri

Tranzacțiile standard pentru schimbul electronic de date (EDI) privind datele de îngrijire a sănătății includ cererile și informațiile despre întâlniri, consultarea plăților și a remiterilor, statutul reclamațiilor, eligibilitatea, înscrierea și disenrolul, trimiterile și autorizațiile, coordonarea prestațiilor și plata primelor.
Seturile de coduri standard pentru codurile de diagnostic, procedură și medicamente includ HCPCS (proceduri / servicii auxiliare), CPT-4 (proceduri medicale), CDT (Terminologie dentară), ICD-9 (Diagnostic și spitalizare) Începând cu 1 octombrie 2015) și codurile NDC (Codul Național privind Drogurile).

Standarde de identificare pentru angajatori și furnizori

Identificatorii standard includ numerele de identificare a angajatorului (EIN) și identificatorul furnizorului național (NPI). EIN este folosit pentru a identifica angajatorii cu privire la tranzacțiile standard. Identificarea furnizorului național sau NPI este un număr de identificare unic de 10 cifre folosit pentru a înlocui identificatorii furnizorilor, cum ar fi un număr de identificare a furnizorului unic (UPIN) în tranzacțiile standard HIPAA. Furnizorii de servicii medicale sunt obligați prin reglementarea HIPAA pentru obținerea unui NPI.
Regulile pentru păstrarea securității HIPAA includ garanții pentru trei domenii cheie.
Garanții administrative

1. Dezvoltarea unui proces oficial de gestionare a securității, care include elaborarea de politici și proceduri, audituri interne, plan de urgență și alte măsuri de siguranță pentru a asigura respectarea de către personalul medical.
2. Atribuiți responsabilitatea securității unei persoane desemnate pentru a gestiona și supraveghea utilizarea măsurilor de securitate și conduita personalului.
3. Implementați funcții care să asigure personalului instruirea adecvată și autorizația corespunzătoare pentru a accesa PHI.
4. Definiți nivelurile de acces pentru toți angajații și modul în care acestea sunt acordate
5. Solicitați ca toți membrii personalului medical, inclusiv cei din conducere, să beneficieze de instruire în domeniul securității și să aibă memento-uri periodice și educație pentru utilizatori.

Dispoziții fizice de salvgardare

1. Fișierul PHI într-o locație sigură și spațiu de lucru pentru angajați (aceasta include utilizarea de încuietori, chei și insigne care deblochează ușile) care restricționează accesul persoanelor neautorizate și intrușilor.
2. Elaborați politici pentru verificarea autorizațiilor de acces, controlul echipamentelor și manipularea vizitatorilor. Dezvoltați și furnizați documentație, inclusiv instrucțiuni privind modul în care cabinetul medical vă poate ajuta să protejeze PHI (de exemplu, vă deconectați de la computer înainte de al părăsi fără supraveghere)
3. Asigurați protecție împotriva incendiilor și a altor pericole

Garanții tehnice

1. Stabiliți identificarea unică a utilizatorilor, inclusiv parolele și numerele de pini
2. Adoptați un control automat al dezactivării
3. Înregistrați și examinați activitatea sistemului în scopuri de audit
4. Utilizați controale de criptare pentru a proteja datele transmise printr-o rețea

 Executarea și sancțiunile pentru nerespectarea

Pedeapsa cu bani mobili

• 100 $ pentru nerespectarea
• Maxim 25.000 USD pe an pentru mai multe încălcări ale aceleiași cerințe

Sancțiuni penale (pentru obținerea sau dezvăluirea cu bună știință a PHI care încalcă HIPAA)

• 50.000 dolari amendă și până la un an de închisoare
• 100.000 dolari amendă și până la cinci ani de închisoare (dacă încălcarea implică pretenții false)
• 250.000 USD amendă și până la zece ani de închisoare (dacă încălcarea implică intenția de a vinde, transfera sau utiliza PHI)

3

Sfaturi pentru a evita violarea HIPAA

1. Luați pașii necesari pentru a păstra dezvăluirea informațiilor prin conversații de rutină. Evitați divulgarea informațiilor prin conversații de rutină; discutarea informațiilor despre pacienți în zonele de așteptare, holuri sau lifturi; eliminarea corespunzătoare a PHI; iar accesul la informații se limitează strict la angajații a căror loc de muncă necesită această informație. Informațiile de bază pot părea atât de nesemnificative încât pot fi ușor menționate în conversația de rutină, dar ar trebui să fie împărtășite numai pe baza necesității de a cunoaște.
2. Evitați discutarea informațiilor despre pacienți în zonele de așteptare, holuri sau lifturi. Informațiile sensibile pot fi auzite de vizitatori sau de alți pacienți. De asemenea, asigurați-vă că păstrați înregistrările pacientului în afara zonelor accesibile publicului. Deoarece birourile de check-in și stațiile de asistente medicale sunt în aer liber, du-te extra mile pentru a asigura calculatoare sunt asigurate în orice moment. Suporturile pentru carduri trebuie montate, iar panoul frontal acoperit conform standardelor HIPAA.
3. PHI nu trebuie niciodată să fie aruncat în coșul de gunoi. Orice document aruncat în coșul de gunoi este deschis publicului și, prin urmare, o încălcare a informațiilor. Există multe modalități de a dispune de PHI. Înlăturarea corespunzătoare a hârtiei PHI include arderea sau mărunțirea. Electronic PHI pot fi eliminate prin ștergere, ștergere, reformatare, incinerare, topire sau mărunțire.
4. Există o serie de tehnologii disponibile pentru a asigura datele pacientului. Fiți selectiv în alegerea dispozitivelor și a software-ului care securizează datele printr-o conexiune fără fir, inclusiv firewall-uri, tehnologii anti-virus, anti-spyware și detectarea intruziunilor. Acordați o atenție deosebită atunci când accesați date printr-o conexiune la distanță. Specialiștii IT sugerează utilizarea unui sistem de autentificare cu două factori, cu jetoane de securitate și parole.