Probleme actuale pentru managerii de cabinete medicale

Biroul medical se confruntă în mod constant cu multe provocări. Funcția de director al cabinetului medical este să le identifice și să înțeleagă pașii necesari pentru a pune în aplicare strategii de succes.
1

Pregătirea pentru schimbare

Indiferent dacă este binevenită sau nu, schimbarea este inevitabilă în special în industria de îngrijire a sănătății. Este important să fiți pregătiți pentru schimbările care pot apărea, ceea ce ar putea fi tehnologia, conformitatea sau pentru a răspunde cerințelor pacienților dumneavoastră. Indiferent de schimbările pe care le are biroul dvs. medical, importanța principală în ceea ce privește aceste schimbări este modul în care răspundeți la acesta.
Managerii Medical Office trebuie să fie pregătiți și capabili să identifice oportunitățile de schimbare care vor spori eficiența și eficiența biroului. Este important să fiți la curent cu tendințele de asistență medicală pentru a vă asigura financiar, conformitatea și planificarea viitoare.
2

Trecerea la 5010

Cu toate că data a trecut pentru toți furnizorii, spitalele și plătitorii pentru a converti de la standardele de versiune 4010 pentru tranzacții electronice de sănătate la versiunea 5010 pentru revendicări electronice, tranziția nu este încă de la sfârșit. Facilitățile din întreaga țară se confruntă cu multe provocări în revenirea la "normele" facturării și codării. Obținerea unor pretenții curățate facturate va avea nevoie de timp pentru că pur și simplu a pus - niciunul dintre noi nu știa exact ceea ce ne-am confruntat.
Cel mai important pas pe care îl puteți face este să identificați fiecare problemă pe măsură ce apare. Indiferent dacă aveți propriul departament IT sau trebuie să vă contactați furnizorul de software de facturare, fiți pregătiți cu exemple despre ceea ce întâmpină clienții dvs. pentru a remedia problemele. Din păcate, nu există o soluție rapidă, dar starea deasupra acestor "bug-uri" vă va servi bine pe termen lung.
3

Protejarea confidențialității pacientului

Toți furnizorii de asistență medicală au responsabilitatea de a-și păstra personalul instruit și informat cu privire la respectarea normelor HIPAA. Dacă divulgarea intenționată sau accidentală, neautorizată a PHI este considerată o încălcare a HIPAA. Iată cinci sfaturi pentru a evita încălcarea HIPAA:

1. Personalul medical trebuie să fie foarte atent să se abțină de la dezvăluirea informațiilor prin conversații de rutină. Acest lucru se poate face cu ușurință prin menționarea unui terț ceva aparent nesemnificativ, spunând că John Smith a avut o vizită oficială astăzi.
2. Discutarea informațiilor despre pacienți în zonele de așteptare, holuri sau lifturi ar trebui să fie strict limitate. Informațiile sensibile pot fi auzite de vizitatori sau de alți pacienți. De asemenea, asigurați-vă că păstrați înregistrările pacientului în afara zonelor accesibile publicului.
3. PHI nu trebuie niciodată să fie aruncat în coșul de gunoi. Orice document aruncat în coșul de gunoi este deschis publicului și, prin urmare, o încălcare a informațiilor. Utilizați un serviciu extern care este specializat în eliminarea corespunzătoare a PHI.
4. Bârfa este deosebit de greu de controlat. Din acest motiv, este important ca accesul la informații să fie strict limitat la angajații a căror loc de muncă necesită această informație. Acest tip de încălcare poate fi deosebit de dăunător pentru reputația organizației dvs., în special în comunitățile mici unde "toată lumea cunoaște toată lumea".
5. Vânzarea listelor de pacienți sau divulgarea PHI către terțe părți în scopuri de marketing este strict interzisă fără autorizarea prealabilă a pacientului. Amintiți-vă că divulgarea informațiilor despre pacient trebuie accesată numai în scopul asigurării unei îngrijiri de calitate.

4

Controlul infecției

Prevenirea răspândirii bolilor infecțioase este principalul obiectiv al controlului infecțiilor în cabinetul medical. După cum știm cu toții, spălarea corectă a mâinilor este cea mai eficientă metodă de prevenire a răspândirii infecțiilor, totuși, spălarea mâinilor singure nu poate face treaba. Pacienții și personalul pot ajuta prin:

• Stați la curent cu vaccinările, inclusiv cu vaccinul împotriva gripei
• Folosind o igienă adecvată la tuse și strănut
• Urmăriți instrucțiunile adecvate atunci când manipulați sângele și alte fluide corporale
• Purtați echipament de protecție individuală (EIP) adecvat, dacă este cazul

Cel mai important pas pe care îl poate lua biroul medical pentru a preveni răspândirea bolilor infecțioase este prin adăugarea de produse fără atingere sau fără mâini care promovează siguranța pacienților și asigură protecția pacienților și a personalului.
5

Creanțe excepționale

Indiferent dacă reclamațiile dvs. medicale sunt facturate electronic sau pe hârtie facturate prin poștă, este imperios necesar ca personalul dvs. din cabinetul medical să efectueze urmărirea cu asigurătorii pentru a obține statutul de solicitare. Odată ce factura a fost primită de compania de asigurări, nu trebuie să fiți în mila lor să vă plătiți în timp util.
În funcție de metoda dvs. de facturare, trebuie să așteptați să primiți o plată în numai 15 zile. În cazul în care plățile pentru asigurare reprezintă o medie a timpului de întârziere mai mare de 30 de zile de la expedierea facturilor până la primirea plății, biroul dvs. trebuie să dezvolte un proces de urmărire a creanțelor. Urmărirea stării afirmațiilor dvs. vă poate îmbunătăți considerabil zilele de încasat.
6

Control intern

Controalele interne sunt definite ca un proces menit să descurajeze frauda, ​​să protejeze resursele companiei și să asigure respectarea legilor și reglementărilor. Controalele interne sunt eficiente doar dacă asistența medicală este asigurată de nevoile specifice ale cabinetelor medicale, implementate, monitorizate și măsurate pentru a se asigura că funcționează conform planificării.
Biroul medical trebuie să adopte o abordare proactivă pentru prevenirea și detectarea comportamentelor necorespunzătoare ale angajaților prin adoptarea unei politici privind controalele interne. Prevenirea și detectarea joacă un rol foarte important în orice proces de control intern prin minimizarea unui anumit nivel de risc.