5 funcții importante pentru recepție

Recepția unui cabinet medical poate fi un loc foarte ocupat. Personalul recepției este esențial pentru buna funcționare a cabinetului medical. Personalul de la recepție se compune, de obicei, din recepționeri și / sau asistenți medicali și, în funcție de mărimea cabinetului medical, o persoană poate fi ambii. Dotările clinice deoparte, recepția este responsabilă pentru cinci sarcini administrative:

1. Salut pacienți
2. Răspunderea și gestionarea telefonului
3. Programarea întâlnirilor
4. Interoficarea comunicării
5. Corespondența externă

1

Salut Pacienții

Salutările pacienților nu sunt doar despre ceea ce spui, ci și despre modul în care interacționezi cu pacienții. Recepția este responsabilă pentru a face pacienții să se simtă bineveniți.  
Recepția este prima impresie pe care un pacient o primește atunci când sună sau vizitează practica medicală. Este important ca recepția să ofere servicii excepționale pentru clienți și să fie o reprezentare pozitivă a practicii medicale.
Iată alte modalități de a saluta pacienții:

• Răspunde la telefon, menținând în același timp un mod politicos și consecvent, utilizând o etichetă telefonică adecvată
• Păstrează zona de primire curată și organizată
• Înregistrează pacienți noi și actualizează datele demografice ale pacientului prin colectarea de informații pacientului detaliate despre pacient, inclusiv informații personale și financiare
• Facilitează fluxul pacientului prin notificarea furnizorului de sosire a pacienților, conștientizarea întârzierilor și comunicarea cu pacienții și personalul clinic
• Răspunde pacienților, pacienților potențiali și anchetelor vizitatorilor într-un mod curtenitor

2

Gestionează telefonul

În timp ce răspundeți la telefon într-o manieră politicoasă și consecventă este o parte a salutării pacienților, nu este singura datorie a responsabilităților telefonice ale recepției. Recepția are responsabilitatea de a primi toate apelurile primite și, de asemenea, de a plasa apelurile de ieșire când este necesar.

• Apeluri primite: Apelurile primite constau în apeluri pacient, telemarkete, repetari farmaceutice, alți medici și multe altele. Recepția trebuie să utilizeze eticheta telefonică adecvată atunci când gestionează telefoanele folosind aceste abilități de comunicare: să fie un ascultător activ, să aibă bune maniere de telefon, să solicite ecran, să utilizeze tact, să pună întrebări și să păstreze confidențialitatea.
• Apeluri de ieșire: Uneori este posibil ca biroul de întâmpinare să fie nevoit să efectueze apeluri de ieșire pentru a discuta o întâlnire cu pacientul, a face întâlniri sau trimiteri în afara postului sau pentru a ordona consumabile. Ca reprezentant al cabinetului medical, este la fel de important să folosiți eticheta telefonică adecvată.

3

Programarea programărilor

Programarea eficientă este necesară pentru o experiență excelentă a pacientului și un flux neted al pacientului. Majoritatea cabinetelor medicale folosesc software-ul de programare care face programarea întâlnirilor simple și ușoare. Cu toate acestea, recepția trebuie să fie capabilă să completeze anulări sau nu-show-uri și să devină eficiente în comunicarea modificărilor în program pentru pacienți și medici.
4

Interoficarea comunicării

Recepția biroului medical este ca un centru de comunicare. Majoritatea comunicărilor interoffice merg prin recepție, mai ales atunci când implică sarcini administrative legate de pacient.
Pentru a comunica în mod eficient informațiile clare și concise este esențială. Fie într-un memoriu, o comunicare scrisă, printr-un e-mail de birou interior, una pe o singură interacțiune sau într-o setare de grup, este important să rămânem la subiectul la îndemână și să nu risipești.
Unele abilități de bază necesare unei comunicări eficiente interoffice includ:

• Eticheta telefonului
• Serviciu clienți
• Cuvinte cheie și programe Excel
• De gestionare a timpului
• Abilități de organizare

5

Comunicarea externă

Comunicarea externă implică potențial comunicarea cu vânzătorii, cu alte practici de medic, cu companiile de asigurări și cu alte întreprinderi. Acest lucru poate necesita efectuarea de apeluri de ieșire, tastând scrisori profesionale, trimiterea prin fax și trimiterea de scrisori.  
Cunoașterea procedurilor de birou obținute, de obicei, dintr-un certificat sau o diplomă de asociat într-un program de afaceri, inclusiv procesele și procedurile administrative, procesarea cererilor, pregătirea diagramelor pacientului și abilitățile de bază ale computerului. Abilitățile administrative de asistent administrativ și capacitatea de a administra echipamentul de birou în mod adecvat sunt importante pentru succesul biroului de la fața locului.