8 Responsabilitățile recepției într-un cabinet medical

Personalul de la recepție este, de obicei, primul contact pe care pacientul îl are cu biroul dumneavoastră. Ele nu răspund numai la telefon sau la pacienții de salut. De asemenea, aceștia sunt responsabili de planificarea programărilor și de obținerea informațiilor demografice pacientului. Ei trebuie să fie în măsură să țină pasul cu ritmul rapid al unui cabinet medical și să acorde o atenție deosebită detaliilor. Iată 8 responsabilități ale personalului de la recepție.
1

Salută pacienții și vizitatorii

O persoană de la recepție salută și salută toți pacienții și vizitatorii, în persoană sau peste telefoane. După cum știe toată lumea, primele impresii sunt de durată. Primele impresii pe care clienții dvs. le primesc despre practica medicală sunt adesea de la personalul dvs. de la birou, făcându-le importante pentru succesul organizației dvs. Furnizarea de îngrijire de înaltă calitate și servicii excelente pentru clienți vor preveni pierderea veniturilor pentru cabinetul medical din cauza unui nivel ridicat de satisfacție a pacientului.
2

Raspunde la telefon

Personalul de la recepție răspunde la telefon, menținând în același timp un mod politicos și consistent, folosind o etichetă telefonică adecvată. Având bune maniere de telefon este o sarcină simplă. A avea bune maniere de telefon înseamnă pur și simplu să fii profesionist și să îi tratezi pe ceilalți în modul în care vrei să fii tratat dacă ai fi apelat. Este important ca personalul dvs. din cabinetele medicale să ofere în mod constant o manieră politicoasă și consecventă. Când pacientul sună, felul în care personalul de la recepție se ocupă de apelul telefonic determină modul în care aparatul dvs. este perceput.
3

Menține zona de recepție

Menținerea cabinetului medical curat nu este doar modul în care arată. Un cabinet medical curat este esențial pentru a menține angajații și pacienții în siguranță și sănătoși. Menținerea cabinetului medical fără germeni este mai mult decât ceea ce este la suprafață; este vorba de a avea un mediu sănătos și steril pentru prevenirea bolilor infecțioase.  
4

Menține înregistrările pacientului

Personalul de la fața locului este responsabil pentru înregistrarea pacienților noi și pentru actualizarea datelor demografice existente ale pacientului, prin colectarea de informații pacientului detaliate despre pacient, inclusiv informații personale și financiare. Ciclul unui cont de pacient provine din intrarea inițială a informațiilor demografice ale pacientului, care include datele demografice ale pacienților și informațiile privind asigurările. Informațiile nevalide pot întârzia plata.
5

Facilitează fluxul pacientului

Personalul de la birou ține lucrurile în mișcare prin notificarea furnizorului de sosire a pacienților, conștientizarea întârzierilor și comunicarea cu pacienții și personalul clinic. Dacă pacienții din cabinetul medical nu sunt mulțumiți de întregul proces, ei nu se pot întoarce. Furnizarea de îngrijire de înaltă calitate și servicii excelente pentru clienți vor preveni pierderea veniturilor pentru cabinetul medical din cauza unui nivel ridicat de satisfacție a pacientului. Pacienții vor continua foarte mult să revină, atâta timp cât sunt mulțumiți de întregul proces.
6

Răspunsuri Întrebări

Personalul de la recepție se ocupă de întrebări într-un mod amabil. O tehnică numită "ascultare activă" este un instrument util pentru a asigura că înțelegerea este completă. În această tehnică, ascultătorul va reformula informațiile pe care le-au auzit în propriile lor cuvinte. Dacă aceste informații sunt corecte, schimbul este complet, dacă nu expeditorul informațiilor poate corecta orice neînțelegere în acest moment. Acest schimb durează doar un pic mai mult timp și reprezintă un instrument eficient de creare a răspunderii deoarece toți cei implicați în schimb cunosc că așteptările au fost clare și înțelese.
7

Mentine consumabile de birou

Aceștia păstrează resursele medicale de birou stocate adecvat prin anticiparea nevoilor de inventar, plasarea comenzilor și monitorizarea echipamentului de birou.
8

Protejează confidențialitatea pacientului

Personalul de la recepție protejează confidențialitatea pacienților asigurându-vă că informațiile protejate despre sănătate sunt asigurate prin faptul că nu părăsiți PHI în site-ul simplu și că vă deconectați de pe computer înainte de a-l părăsi nesupravegheat. Menținerea confidențialității pacienților nu numai că face ca pacienții să se simtă în siguranță în tratamentul la unitatea medicală, ci și legea. Orice organizație care accesează informațiile de sănătate ale pacienților este considerată o entitate acoperită și este obligată prin lege să respecte prevederile HIPAA sau să se confrunte cu sancțiuni civile și / sau penale. Este imperativ ca înregistrările medicale să rămână confidențiale și nu pot fi accesate de persoane care nu au o autorizație corespunzătoare. Dezvăluirile făcute cu privire la informațiile de sănătate protejate de pacient (PHI) fără autorizarea acestora sunt considerate a fi o încălcare a regulii de confidențialitate.