Utilizarea auditurilor diagramelor pentru a reduce erorile de facturare

Chiar și cei mai harnici angajați ai cabinetelor medicale consideră că este dificil să se asigure că acestea împiedică erorile de facturare. Încorporarea unui proces de audit al graficelor în operațiunile de zi cu zi vă permite să detectați și să corectați aceste evenimente inevitabile înainte de a vă afecta linia de jos și de a întârzia rambursarea cererii dvs..
Ritmul rapid al cabinetului medical este mediul ideal pentru aceste greșeli. Personalul dvs. de la birou face tot ce poate pentru a oferi clienților servicii excelente. Ca în orice altceva, atunci când vremurile sunt haotice, ceva se va aluneca prin fisuri sau se va face o eroare. Indiferent cât de mult îți exprimi importanța acurateței pentru personalul medical, nu poți să te oprești acolo. Procesul de audit al diagramei ar putea fi diferența dintre a fi plătit mai devreme de 10-14 zile în loc de 45 de zile.

Cum se face un audit medical al graficului de facturare

Cea mai simplă modalitate de a efectua audituri este crearea unei liste de verificare. Asigurați-vă că includeți informații care ar putea provoca respingeri sau plăți întârziate. Inexactitățile simple pot face o mare diferență.

1. Numele pacientului este scris corect?
2. Este corectă data nașterii și sexul pacientului?
3. Plătitorul corect de asigurare este înscris?
4. Este valabil numărul de polițe?
5. Cererea solicită introducerea unui număr de grup?
6. Starea relației pacientului cu asiguratul este exactă?
7. Codul de diagnoză corespunde procedurii efectuate?
8. Codul procedurii se potrivește cu autorizația obținută?
9. Pentru asigurări multiple, asigurarea primară este exactă pentru coordonarea beneficiilor?
10. Este numărul medicului NPI pe revendicare?

Aceasta este doar o scurtă listă de exemple. Există multe lucruri care ar putea fi incluse în lista dvs. de verificare. De asemenea, poate fi mai specific pentru specialitatea practicii, tipul de facilitate sau tipul de formular de revendicare utilizat.

Frecvența auditurilor diagramelor medicale de facturare

Frecvența minimă ar trebui să fie anuală, potrivit Asociației Medicale Americane. Selectați o singură zi de la cel puțin trei luni în urmă pentru a efectua un audit. Trageți detaliile contului pacientului pentru acea zi.
Dacă este posibil, examinați cinci până la 10 înregistrări medicale aleatorii pe medic sau cinci sau mai multe înregistrări pe plătitor (Medicare, Medicaid, asigurător). Este posibil să fie necesar să examinați mai mult de o zi, în funcție de mărimea practicii.
Auditul medical de facturare ar trebui să fie efectuat atât de către medic și personalul pentru cele mai bune rezultate, în conformitate cu Asociația Medicală Americană.

Revizuirea refuzurilor dvs. de revendicare

De asemenea, asigurați-vă că vă revizuiți respingerile. Utilizați-l ca un instrument pentru educarea angajaților. Cel mai probabil, ei nu știu că fac ceva rău dacă continuați să vedeți aceleași tendințe. Efectuați o foaie de calcul pentru cele mai comune motive de respingere și utilizați-o ca ghid pentru a crea o listă de verificare.

Distribuiți constatările auditului dvs. de diagramă

Odată ce auditul graficului este complet, împărtășiți constatările tuturor angajaților. Toți angajații pot beneficia unul de celălalt. În acest fel, toți angajații pot evita să facă aceleași greșeli în viitor. Asigurați-vă personalului dvs. că obiectivul nu este de a arăta degetele și de a atribui vina, ci de a recunoaște că apar erori. Rețineți că pot apărea erori datorită informațiilor furnizate atât de către furnizori, cât și de personalul din front-line.

Cereți sugestii pentru îmbunătățire

Solicitați sugestii de la personalul dvs. cu privire la modul de prevenire a erorilor. Personalul dvs. din prima linie poate avea sugestii cu privire la modul de schimbare a formularelor de înregistrare, captarea modificărilor în informațiile pacientului și asigurarea faptului că furnizorii oferă informații exacte de utilizat pentru codificarea procedurii.