Cum să obțineți copii ale înregistrărilor medicale

Revizuirea înregistrărilor medicale nu este doar un lucru inteligent de făcut, ci și dreptul tău. Vă permite să actualizați orice informație care poate fi vitală pentru îngrijirea dvs. sau să întrebați medicul dumneavoastră cu privire la prescripțiile sau rezultatele testelor care lipsesc sau sunt incorecte.
Din punct de vedere istoric, înregistrările medicale au fost păstrate și întreținute de către furnizorul de îngrijiri primare. În ultimii ani, a apărut o tendință care a văzut că pacienții își asumă responsabilitatea pentru păstrarea și păstrarea propriilor dosare medicale.
Cu excepția situației în care vă aflați într-un sistem de sănătate care vă oferă acces la înregistrările medicale electronice (EMR), va trebui să faceți pași pentru o solicitare de copiere pentru dvs..
În conformitate cu Legea privind portabilitatea și contabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) din 1996, aveți dreptul să obțineți copii ale majorității dosarelor medicale, indiferent dacă acestea sunt păstrate în format electronic sau pe hârtie. Acestea includ notele medicului, rezultatele testelor medicale, rapoartele de laborator și informațiile de facturare.

Cine poate solicita înregistrări medicale

Deși sunt concepute pentru a vă proteja confidențialitatea, reglementările HIPAA sunt atât de numeroase încât mulți furnizori sunt încă confuzi în ceea ce privește modul de aplicare a acestora. Acest lucru poate face uneori dificilă obținerea înregistrărilor dvs., chiar dacă aveți dreptul la acestea.
În conformitate cu HIPAA, aveți dreptul de a solicita înregistrări medicale dacă:

• Sunteți pacientul sau părintele sau tutorele pacientului a cărui evidență este solicitată.
• Dacă sunteți îngrijitor sau avocat care a obținut permisiunea scrisă din partea pacientului. În unele cazuri, furnizorul de servicii medicale vă va oferi o formă pe care pacientul trebuie să o finalizeze.

Mulți oameni presupun că numai ei sau desemnarea lor pot obține copii ale înregistrărilor medicale. În conformitate cu legea, există și alte persoane sau organizații care ar putea avea și dreptul.
Aceasta nu include numai medicul de îngrijire primară, ci entitățile acoperite de terțe părți cărora le-ați acordat în mod conștient sau necontenit dreptul la semnarea unui formular de admisie sau de înregistrare a pacientului. Acestea nu includ doar medici, ci și organizații precum societățile de asigurări, spitalele, laboratoarele, casele de îngrijire medicală, centrele de reabilitare și furnizorii de facturare.
Astăzi, unii oameni chiar solicită să li se comunice informațiile medicale cu aplicațiile mobile (cum ar fi cele care monitorizează sănătatea inimii sau diabetul). Sub HIPAA, aveți dreptul să solicitați acest lucru cu înțelegerea faptului că medicul care eliberează informațiile nu este responsabil pentru modul în care furnizorul de aplicații mobile utilizează sau asigură informațiile dvs..
În acest scop, este în interesul dvs. să citiți orice document de înregistrare medicală sau de admisie pentru a înțelege pe deplin drepturile pe care le acordați și cu care informațiile dvs. pot fi partajate.

Ce înregistrări pot fi furnizate și care sunt respinse

Deși aveți dreptul la majoritatea dosarelor medicale, există unele pe care furnizorii de asistență medicală le pot reține. Rețineți că vârsta unui anumit set de înregistrări poate, de asemenea, să afecteze capacitatea de a le obține: majoritatea furnizorilor, inclusiv medici, spitale și laboratoare, trebuie să păstreze înregistrările medicale adulte timp de cel puțin șase ani, deși acest lucru poate varia de la stat. În funcție de stat, înregistrările copilului trebuie păstrate timp de trei până la 10 ani după vârsta de 18 sau 21 de ani.
Printre diferitele înregistrări pe care le aveți dreptul de a obține:

• Orice note sau înregistrări pe care le-a creat un furnizor
• Toate rezultatele diagnosticului pentru care un furnizor are copii, inclusiv teste de sânge, raze X, mamografii, teste genetice, biopsii etc..
• Orice informație oferită de un alt medic care a fost utilizată pentru stabilirea unui diagnostic și / sau tratament direct

Dacă căutați anumite teste de laborator sau înregistrări de admitere în spital, de cele mai multe ori este mai bine să le solicitați din partea laboratorului sau a spitalului, decât cu furnizorul dvs. principal de îngrijire. Este posibil ca acestea să fie mai complete și pot fi păstrate pentru o perioadă mai lungă de timp decât o practică medicală privată.

Înregistrările furnizorului dvs. pot nega

Există înregistrări la care vi se poate refuza accesul. Acestea implică în primul rând înregistrări de sănătate mintală pentru care notele furnizorului pot fi considerate mai degrabă "impresii" decât diagnostice. Sa afirmat că dezvăluirea acestor înregistrări poate dăuna relației medic-pacient sau poate fi interpretată greșit atunci când este scoasă din context.
Cu acest lucru a fost spus, un furnizor nu poate nega cererea dvs., deoarece s-ar putea să vă rănească sentimentele. Poate fi refuzat numai dacă eliberarea informațiilor vă poate determina să vă răniți pe dvs. sau pe ceilalți. Dacă este refuzată, refuzul trebuie să vă fie furnizat în scris.
În conformitate cu legea, pot fi reținute în mod rezonabil următoarele:

• Notiuni de psihoterapie
• Înregistrările EMR care nu se află într-un "set de înregistrări desemnate" (adică cele care nu se referă la sănătatea dvs., dar care sunt utilizate pentru asigurarea calității pentru îmbunătățirea îngrijirii pacienților)
• Înregistrări care ar putea pune în pericol viața și siguranța
• Informații compilate pentru a fi utilizate într-un proces
• Înregistrări care includ mențiunea unei alte persoane care ar putea fi afectată de eliberarea informațiilor
• Înregistrează încălcarea confidențialității unui terț care a promis confidențialitatea
• Înregistrări care vă pot compromite sănătatea, siguranța, custodia sau reabilitarea în cazul în care vă aflați în închisoare (sau al celorlalți deținuți sau persoane din instituția de corecție)
• Înregistrările care fac parte din cercetarea în curs de desfășurare, care nu a fost finalizată

Multe dintre aceste limitări sunt supuse unei interpretări largi.
Dacă considerați că vi se refuză nedrept accesul la înregistrările medicale specifice, puteți depune o plângere la Oficiul pentru Drepturile Civile (OCR) la DHHS. Puteți face același lucru dacă confidențialitatea medicală a fost încălcată.
Dacă OCR este de acord că plângerea dvs. este justificată, va instrui medicul sau instituția să ia măsuri corective sau să impună o rezolvare dacă s-ar fi produs rău real. Plângerea trebuie depusă în termen de 180 de zile de la încălcare.
Legea interzice de asemenea represalii din partea entității vizate în cazul depunerii unei plângeri, cum ar fi rezilierea serviciilor sau creșterea costului serviciilor.
Ce să faceți dacă nu vi se permite accesul la înregistrările medicale

Cum să solicitați înregistrările medicale

Cele mai multe practici sau facilități vă vor cere să completați un formular pentru a solicita dosarele medicale. Formularele pot fi colectate în mod obișnuit la birou sau livrate prin fax, prin poștă sau prin e-mail,
Dacă biroul nu are un formular, puteți scrie o scrisoare pentru a vă face cererea. Asigurați-vă că includeți:

• Numele dumneavoastră
• Cod numeric personal
• Data de nastere
• Adresă și număr de telefon
• Adresa de email
• Lista înregistrărilor solicitate
• Datele serviciului
• Opțiune de expediere (fax, poștă, email, personal)
• Semnătură

Odată ce cererea a fost făcută, este posibil să fiți nevoit să așteptați un timp înainte ca înregistrările să fie efectiv primite. Normele de stat variază, dar în mod obișnuit necesită livrarea în termen de 30 până la 60 de zile. Asigurați-vă că păstrați o copie a cererii inițiale și contactați Departamentul de sănătate al statului dvs. dacă nu reușiți să primiți documentele după încercări repetate.

Costul serviciului

Rețineți că este posibil să fiți nevoit să plătiți costul înregistrărilor dvs. medicale, dacă doriți ca acestea să fie livrate pe hârtie, prin fax sau prin mijloace electronice. În timp ce prețul poate varia, trebuie să fie rezonabil.
Mai mult, aveți dreptul la înregistrări chiar dacă nu ați plătit medicul sau facilitatea pentru procedura în cauză. Înregistrările nu pot fi reținute pentru neplată și nu vi se poate percepe o taxă exorbitantă pentru a compensa neplata serviciilor. În cazul în care se datorează bani, medicul sau instituția pot desfășura proceduri de colectare, cum ar fi acțiunile în justiție sau un serviciu de colectare a datoriilor.

Pentru un medic care nu mai există în practică

Dacă medicul dumneavoastră se retrage sau nu mai este în practică, toate dosarele medicale trebuie păstrate în continuare în conformitate cu legea. Acest lucru este valabil chiar dacă un medic a murit sau a dizolvat practica fără o vânzare.
În conformitate cu legea, înregistrările medicale trebuie transferate unui alt furnizor de servicii medicale care acceptă să-și asume responsabilitatea. Dacă un furnizor nu poate fi găsit, înregistrările pot fi arhivate cu o firmă de depozitare comercială reputațională.
În mod similar, în cazul în care medicul dumneavoastră a părăsit această practică, dar practica este încă în funcțiune, înregistrările dvs. trebuie să fie menținute de către membrii rămași. Dacă practica a fost vândută, noua practică va fi responsabilă de întreținerea înregistrărilor și va fi răspunzătoare în cazul în care înregistrările sunt pierdute sau greșite.
Urmărirea înregistrărilor dvs. poate fi uneori o provocare, în special dacă un birou de medic a fost închis fără detalii de expediere. În acest caz, există mai multe lucruri pe care le puteți face:

• Contactați-vă statul sau societatea medicală locală. Deoarece multe dintre aceste organizații solicită înregistrarea anuală, acestea vor avea cel mai probabil cele mai recente informații de contact.
• Vorbiți cu compania dvs. de asigurări de sănătate. Dacă medicul este încă un furnizor autorizat, asigurătorul dvs. va avea detalii de contact.
• Contactați orice spital unde ați făcut medicul. Spitalele solicită medicilor să se supună unui proces formal pentru a obține privilegii în spitale. Departamentele de resurse umane vor avea de obicei detalii în dosar.

Dacă nu reușiți altceva, este posibil să fie necesar să vă reconstruiți fișierul contactând laboratoarele, spitalul sau specialiștii pe care i-ați folosit. Asigurătorii dvs. de sănătate, atât în ​​trecut cât și în prezent, vă pot oferi detalii cu privire la orice reclamații făcute în numele dvs..

Corectarea erorilor

Odată ce ați obținut o copie a înregistrărilor medicale, examinați-le cu atenție. Dacă găsiți erori sau omisiuni, veți dori să le corectați imediat pentru a vă asigura că acestea nu vă compromit îngrijirea viitoare.
Majoritatea furnizorilor vor fi de acord să corecteze erorile factuale sau să urmărească rapoartele care ar fi trebuit să fie păstrate în fișierul dvs..
Cu toate acestea, acest lucru nu se extinde la diferențele de opinii pentru care medicul dumneavoastră are dreptul de a-și exprima opinia medicală. Acestea includ note despre factorii care contribuie la o boală (cum ar fi alcoolismul sau HIV) pe care nu ar mai trebui să o aveți în evidențele medicale. Modificarea sau omiterea înregistrărilor nu ar fi doar problematică din punct de vedere etic, ci ar putea supune medicul la acțiuni în justiție.
Cu această afirmație, dacă credeți că refuzul unei corecții este nedrept sau vă plasează în rău, trimiteți o plângere OCR detaliind disputa. Ei pot examina dovezile și pot decide dacă corectarea este justificată.

Un cuvânt de la Verywell

Știind ce este în înregistrările dvs. medicale poate fi la fel de important ca și cum ați vedea un medic în primul rând. Dacă aveți acces la EMR, asigurați-vă că îl revizuiți după fiecare întâlnire sau vizită de îngrijire. Vă permite să faceți corecții atunci când este necesar și să participați mai activ dacă și când este necesar un tratament medical.
Ce să faceți dacă nu vi se permite accesul la înregistrările medicale