4 moduri de îmbunătățire a planificării birourilor medicale pentru a reduce timpul de așteptare

Ea poate fi o provocare pentru a crea un echilibru între a vedea suficient de pacienți pentru a satisface nevoile financiare ale practicii, dar oferă încă un nivel ridicat de îngrijire a pacientului de calitate. Țineți minte aceste lucruri.
1

Programarea adecvată a programărilor pacientului

Pacienții nu trebuie să aștepte mai mult de 15 minute pentru programarea programată.
Având în vedere cât de îngrijorătoare de sănătate poate fi imprevizibilă, este de înțeles că pot exista momente în care pacienții vor avea o așteptare mai lungă.
Tipurile de vizite ale pacienților variază în funcție de specialitatea practică, de diagnosticul pacientului și de procedurile efectuate în timpul vizitei. Aceasta înseamnă că pentru fiecare tip de vizită trebuie să se aloce o cerință de timp diferită.
Numărul vizitelor zilnice ale pacienților ar trebui să poată acoperi cheltuielile biroului și, bineînțeles, să obțină un profit.
Atunci când dezvoltați designul sau structura sistemului de planificare a pacientului, este important să luați în considerare eventualele evenimente care ar putea provoca tulburări ale fluxului pacientului.
2

Reduceți perturbațiile la fluxul pacientului

Sosiri târzii: Pentru a ajuta la rezolvarea acestei probleme, stabiliți câteva restricții cu privire la cât de târziu poate fi un pacient fără a trebui să vă reprogramați, permiteți unui pacient care este precoce pentru numirea acestuia să se deplaseze până la pacientul târziu al pacientului și să-și planifice pacienții cu întârziere cronică spre sfârșitul zilei.
Neprezentări: Există trei modalități de a preveni întâlnirile pierdute.

Apelarea apelurilor către pacienți cu 24-48 de ore înainte de ora programată.
O modalitate de a reduce no-show-uri este prin utilizarea programării on-line a pacientului. Pacienții pot gestiona, programa sau reprograma propriile întâlniri care fac ca no-show-urile să fie mai puțin probabile.
Solicitați pacienților să plătească o taxă nedorită pentru întâlnirile pierdute. Comisioanele non-show nu numai că ajung la o parte din veniturile pierdute, ci și le învață pe pacienții dvs. să dea o notificare dacă vor anula numirea lor. Acest lucru permite, de asemenea, posibilitatea de a reprograma întâlnirea în timp ce pacientul se află la telefon.

Walk-in-uri: Revizuiți tendințele când biroul medical tinde să vadă mai multe plimbări, cum ar fi în zilele de luni sau în timpul sezonului de gripă și să facă ajustări corespunzătoare.
3

Comunicarea deschisă cu pacienții

Yellow Dog Productions / Banca de imagini / Getty Images

Notificați pacienții atunci când întâlnirile se desfășoară în spatele programului
Învață personalul medical despre cum să răspundă la întrebările non-clinice ale pacientului
Elaborarea și distribuirea anchetelor privind gradul de satisfacție a pacienților
Comunicați în scris, după caz. Orice modalitate ușoară și eficientă de a vă asigura că pacienții dumneavoastră primesc informații importante pentru îngrijirea lor este să le oferiți informații cum ar fi informații de bază despre practica medicală, o listă de articole pentru fiecare vizită, o politică de plată și o notificare privind practicile de confidențialitate.
4

Telefon și comunicare electronică

Fiind unul dintre cele mai utilizate mijloace de comunicare, comunicarea telefonică nu ar trebui să fie luată cu ușurință. Este adesea prima interacțiune pe care un birou medical o are cu un pacient. Iată câteva sfaturi de bază pe care le puteți oferi personalului dvs. din cabinetul medical pentru a îmbunătăți eticheta telefonică.

Ascultare activa
Mijloace bune de telefon - profesionale și amabile
Menținerea confidențialității
Întotdeauna le mulțumesc pentru că au sunat
Nu închideți mai întâi
Când primiți mesaje, obțineți cât mai multe informații posibil
Rămâi calm și politicos, chiar și atunci când un pacient este nepoliticos pentru tine

Același profesionalism pe care îl veți folosi la telefon, corespondență prin poștă sau față în față ar trebui exprimat și printr-un e-mail. Amintiți-vă întotdeauna că e-mailul este o formă de comunicare și modul în care receptorul interpretează mesajul este singurul lucru care contează.

Asigurați-vă că e-mailul este forma adecvată de comunicare pentru mesajul dvs. în loc de un apel telefonic sau o întâlnire. Rețineți că conținutul ar trebui să reflecte imaginea și nivelul de profesionalism așteptat de la Biroul Medical.
Utilizați gramatica corectă, punctuația și ortografia. De asemenea, asigurați-vă că păstrați mesajul concis și utilizați aspectul adecvat pentru mesajul dvs., ceea ce face mai ușor de citit.
Asigurați-vă că e-mailul este trimis la destinatarii corespunzători. Informațiile dintr-un birou medical, în special legate de informațiile despre pacienți, ar trebui să fie împărtășite doar pe baza necesității de a cunoaște.