8 domenii cheie ale managementului contabilității medicale

Scopul general al gestionării conturilor de încasat este obținerea celei mai scurte perioade de colectare posibile. Conturile de creanțe, cunoscute și sub numele de conturi de pacienți, se referă la veniturile generate, dar care nu au fost încă încasate. Pentru a asigura fluxul de numerar este suficient pentru o gestionare eficientă, biroul medical are responsabilitatea de a-și maximiza potențialul de venituri.
Conducerea creanțelor (AR) implică aproape toate domeniile din cabinetul medical. Gestionarea cu succes a conturilor de încasări necesită o înțelegere completă a modului în care fiecare zonă sau departament se leagă și influențează ciclul de venituri și perioada de colectare a AR. Să explorăm fiecare din cele opt domenii cheie.

1. Concepte juridice

Conceptele juridice includ înțelegerea și respectarea regulamentelor de stat și federale. Domeniul care a fost întotdeauna cel mai preocupat este fraudarea și abuzul, în special în ceea ce privește Medicare, Medicaid și alte programe finanțate federal.
Frauda se referă la creanțele medicale intenționate și cu bună știință în încercarea de a frauda orice program finanțat federal pentru bani. Cele mai frecvente forme de fraudă și abuz includ facturarea pentru echipamentele care nu au fost furnizate niciodată, facturarea pentru serviciile care nu au fost efectuate niciodată, taxele de tip upcoding pentru a beneficia de o rată mai mare de rambursare și taxele de separare.
Oficiul de Inspector General (OIG) a proiectat și a emis alerte speciale de fraudă pentru comunitatea furnizorilor de asistență medicală. Aceste alerte au avut ca scop publicarea tendințelor naționale de fraudă pentru publicul larg. Este, de asemenea, o modalitate de a oferi informații și conștientizare cu privire la practicile frauduloase din cadrul industriei și pentru a aborda încălcările specifice legislației Medicare și Medicaid Anti-Kickback Law.

2. Negocierea contractului

Negocierea contractelor presupune dezvoltarea unei relații financiare cu organizațiile de îngrijire gestionate. Organizațiile administrate de îngrijire reprezintă până la 50% din venitul net al majorității oficiilor medicale.
Negocierea contractelor de îngrijire gestionate necesită o cunoaștere cuprinzătoare a procesului de contractare. Acestea includ ratele de rambursare, datele efective și datele de încetare, regulile de depunere a reclamațiilor, termenii de plată și alte prevederi contractuale.
Fiecare strategie de negociere a contractului medical este unică și se va baza pe diverși factori, însă aceste idei de bază ar trebui ținute în minte:

• Cunoașteți piața: Știți ce procent din piața dvs. are Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare sau neasigurate? Un sondaj de piață oferă informații valoroase necesare tuturor negocierilor contractuale.
• Fii realist: Înțelegerea mediului de îngrijire gestionată, inclusiv diferitele metode de plată, vă va oferi o bază de informații necesare pentru a lua o abordare realistă în negociere.
• Închirierea unui consultant: Multe organizații se bazează pe servicii de consultanță pentru a asigura negocierea contractelor de îngrijire gestionate datorită naturii complexe a contractelor și aspectelor juridice implicate.

Consultantul juridic trebuie să fie consultat cu privire la toate problemele contractuale atunci când există expuneri considerabile și diferite față de organizații sau atunci când problemele contractuale depășesc sfera de competență a conducerii biroului medical.

3. Conformitate

Elaborarea unui program de conformitate presupune stabilirea unui manual scris care să descrie politica de conformitate și Codul de conduită al Biroului Medical. Majoritatea politicilor de conformitate ale biroului medical includ atât concepte etice, cât și juridice. OIG (Office of Inspector General) oferă aceste șapte componente care oferă o bază solidă pentru un program de conformitate cu biroul medical.

1. Realizarea monitorizării și auditului intern;
2. Implementarea standardelor de conformitate și de practică;
3. Desemnarea unui agent de conformitate sau a unui contact;
4. Efectuarea de formare și educație adecvate;
5. Să răspundă în mod corespunzător la infracțiunile detectate și să dezvolte acțiuni corective;
6. Dezvoltarea liniilor deschise de comunicare; și
7. Punerea în aplicare a standardelor disciplinare prin intermediul unor orientări bine publicate.

4. Drepturile pacientului

Biroul american de gestionare a personalului identifică trei obiective majore pentru dezvoltarea și utilizarea drepturilor pacientului.

• În primul rând, pentru a consolida încrederea consumatorilor prin asigurarea faptului că sistemul de sănătate este corect și receptiv la nevoile consumatorilor, oferă consumatorilor mecanisme credibile și eficace pentru a răspunde preocupărilor lor și încurajează consumatorii să își asume un rol activ în îmbunătățirea și asigurarea sănătății acestora.
• În al doilea rând, să reafirmăm importanța unei relații puternice între pacienți și personalul medical.
• În al treilea rând, să reafirme rolul esențial pe care îl joacă consumatorii în protejarea sănătății proprii, stabilind atât drepturi și responsabilități pentru toți participanții la îmbunătățirea stării de sănătate.

Există opt domenii cheie legate de drepturile pacienților în cadrul cabinetului medical.

1. Informarea pacienților: pacienții au dreptul la informații exacte și ușor de înțeles despre planul lor de sănătate, despre personalul medical și despre instituțiile medicale.
2. Alegerea furnizorilor: pacienții au dreptul de a alege furnizorii de servicii medicale atunci când au nevoie de aceasta.
3. Accesul la serviciile de urgență: pacienții au dreptul la un tratament medical de urgență, indiferent de capacitatea lor de a plăti.
4. Consimțământul informat: pacienții trebuie să accepte tratamentul medical numai dacă au suficiente informații despre diagnosticul lor și toate opțiunile de tratament disponibile în termeni pe care îi pot înțelege.
5. Respectarea și nediscriminarea: pacienții au dreptul să aibă grijă, îngrijire respectuoasă de la toți profesioniștii din domeniul sănătății și să nu fie discriminați în furnizarea de servicii.
6. Confidențialitatea: pacienții au dreptul la comunicare privată și la protejarea confidențialității informațiilor lor identificabile individual.
7. Reclamații și căi de atac: pacienții au dreptul la o soluționare echitabilă și eficientă a oricărei reclamații adresate cabinetului medical.

1. Responsabilitățile pacientului: pacienții au o serie de responsabilități la cabinetul medical, inclusiv participarea activă la planul lor de tratament, rezolvarea în timp util a obligațiilor financiare și interacțiunea cu toți angajații.

5. Accesul pacienților

Succesul biroului dvs. medical depinde în mare măsură de performanța serviciilor de acces la pacient (sau de personalul din front-end). Ciclul contului unui pacient provine din intrarea inițială a informațiilor demografice ale pacientului. Construirea unei echipe de acces la pacient dinamită reprezintă un pas crucial spre îmbunătățirea eforturilor de facturare și colectare și prin sporirea performanței ciclului veniturilor.
Motivele tipice pentru care majoritatea echipelor de servicii de acces la pacienți au o rată scăzută de performanță sunt lipsa resurselor adecvate, formarea inadecvată și nivelul insuficient de personal. Din fericire, acestea pot fi rezolvate rapid și fără cheltuieli enorme.

6. Captură de încărcare

Importanța capturilor de taxe ar trebui exprimată tuturor departamentelor. Personalul clinic trebuie să fie conștient de responsabilitatea față de conturile de încasat prin documentația exactă și capturarea tarifelor.
Încărcarea încărcării include legătura corespunzătoare a codurilor medicale cu serviciile și procedurile furnizate în timpul vizitei pacientului. Fiecare arie clinică joacă un rol important în actualizarea codării și acuratețea facturării. Există un număr mare de domenii care contribuie la taxarea capturilor, incluzând, dar fără a se limita la:

• Îngrijire ambulatorie
• Managementul cazurilor
• Critical Care
• Laborator
• Maternitate
• Unitate medico-chirurgicală
• Sănătate mentală
• Medicina nucleara
• Managementul durerii
• de pediatrie
• Farmaceutic
• Fizioterapie
• Radiologie
• Grija de rana

7. Managementul informațiilor în domeniul sănătății

Gestionarea informațiilor despre sănătate este procesul de menținere, stocare și recuperare a informațiilor privind sănătatea pacientului în conformitate cu cerințele aplicabile ale agențiilor federale, de stat și de acreditare. Există zece responsabilități în cadrul gestionării informațiilor privind sănătatea.

1. Codificarea medicală
2. Transcriere medicală
3. Necesitatea medicală
4. Sprijinul personalului medical
5. Adunarea dosarelor medicale
6. Întreținerea înregistrărilor medicale
7. Depunerea și recuperarea
8. Confidențialitate și securitate
9. Eliberarea informațiilor
10. Menținerea confidențialității

8. Servicii financiare pentru pacienți

Serviciile financiare pentru pacienți sunt în cele din urmă responsabile pentru facturarea și colectarea corectă și în timp util a creanțelor în biroul medical.
Procesul medical de facturare necesită o cunoaștere completă a plătitorilor de asigurare și a legilor și reglementărilor din industria de asistență medicală. Birourile medicale din cadrul birourilor medicale sunt responsabile pentru depunerea în timp util a revendicărilor medicale tehnice sau profesionale către societăți de asigurări, inclusiv birouri de medic, spitale, case de îngrijire medicală sau alte unități medicale.
Colectarea eficientă a rezultatelor obținute în urma rezolvării rapide a revendicărilor din partea cabinetelor medicale. Revendicările ulterioare trebuie să înceapă cât mai repede cu 7 până la 10 zile după ce cererea dvs. a fost trimisă pentru plată. Eforturile imediate de a obține despăgubiri vor reduce nu numai zilele de plată a conturilor dvs., ci și creșterea fluxului de numerar.
Organizarea adecvată a personalului cu o pregătire adecvată a colecțiilor va oferi rezultatul dorit în faza de colectare a ciclului veniturilor. Personalul din cadrul personalului medical ar trebui să fie conștient de pașii fundamentali necesari pentru o urmărire eficientă a creanțelor de asigurare.
Colaborarea și cooperarea celor opt domenii reprezintă componente integrate ale succesului managementului conturilor de încasat. Deși există bariere neașteptate care pot influența perioada de colectare a AR, este rolul conducerii de a identifica și de a adapta aceste bariere la succesul organizației.