Cum să găzduiți întâlniri eficiente ale biroului medical

Reuniunile personalului medical pot fi destul de eficiente dacă sunt utilizate într-un mod eficient și productiv. Întâlnirile reprezintă o modalitate excelentă de comunicare pentru întreaga practică și ar trebui să aibă loc în mod regulat. Atunci când întâlnirile sunt programate săptămânal, biweekly sau chiar lunar, managerii și personalul pot aborda problemele din cadrul biroului în timp util.
De multe ori, întâlnirile pot deveni ineficiente atunci când planificarea nu este suficientă pentru a acoperi limitările de timp sau informațiile prezentate nu sunt organizate în mod corespunzător. Iată câteva modalități prin care puteți găzdui întâlniri de birouri medicale mai eficiente.
1

Ordinea de zi

Dezvoltarea unei agende standard vă permite să abordați subiectele cheie la fiecare întâlnire în ordinea importanței. Acest lucru permite ca fiecare întâlnire să curgă fără probleme și să rămână pe subiect cu suficient timp pentru a discuta toate cele mai importante subiecte.
De multe ori întâlnirile vor merge peste timpul programat, însă întâlnirea dvs. se va putea termina la timp atâta timp cât se vor aborda problemele importante.
O agendă tipică pentru întâlniri include:

Bun venit și introducere
absenţe
Procesul-verbal al ședinței anterioare
Probleme apărute în urma întâlnirii anterioare
Lista articolelor care urmează să fie discutate în ordinea importanței
Orice altă activitate care permite membrilor personalului să aducă alte subiecte
Orice afacere nouă pentru următoarea întâlnire
Închiderea ședinței

În lista de articole, includeți articole standard care ar trebui abordate la fiecare întâlnire. Acestea pot fi controlul infecțiilor, HIPAA și obiectivele financiare.
Căutați elemente recurente din agendele anterioare, cum ar fi negări privind pretențiile, timpi lungi de așteptare și probleme legate de satisfacția pacienților.
2

Frecventa si durata de timp pentru a satisface nevoile de ingrijire a pacientului

Frecvența și durata timpului de întâlnire a birourilor depind de mai mulți factori. Datorită restricțiilor de timp ale cabinetelor medicale, întâlnirile nu trebuie să interfereze cu îngrijirea pacientului.
Cel mai bun moment pentru a programa o întâlnire ar fi după ore sau într-o perioadă lentă a zilei. În acest fel, întâlnirea va avea puține sau nu întreruperi și poate începe și se termină la timp. O întâlnire bi-săptămânală sau lunară a personalului care nu durează mai mult de o oră ar fi mai convenabilă.
Unii manageri pot dori, de asemenea, să se întâlnească o dată pe lună cu grupuri mai mici sau cu membri ai personalului pentru a aborda subiecte mai specifice. Acesta este un pas important care este adesea lăsat în afara planurilor de întâlnire.
Grupurile mai mici sau întâlnirile individuale permit oamenilor să aducă în discuție sau să discute subiecte despre care nu s-ar putea să vorbească în fața unui grup mai mare. Managerii pot folosi, de asemenea, această ocazie pentru a discuta problemele confidențiale cu membrii personalului, fără ca nimeni să se simtă singură.
3

Discutați despre elementele de importanță în setarea medicală

Deși fiecare birou este diferit, dinamica cabinetului medical este foarte asemănătoare. Anumite subiecte ar trebui să fie abordate la fiecare întâlnire pentru a se asigura că biroul dvs. medical menține conforme cu orientările de stat și federale.
HIPAA
Toți furnizorii de asistență medicală au responsabilitatea de a-și păstra personalul instruit și informat cu privire la respectarea normelor HIPAA. Dacă divulgarea intenționată sau accidentală, neautorizată a PHI este considerată o încălcare a HIPAA.
Amintiți-vă personalului dvs. în fiecare întâlnire despre importanța evitării divulgării informațiilor prin conversații de rutină; discutarea informațiilor despre pacienți în zonele de așteptare, holuri sau lifturi; eliminarea corespunzătoare a PHI; iar accesul la informații se limitează strict la angajații a căror loc de muncă necesită această informație.
Controlul infecției
Prevenirea răspândirii bolilor infecțioase este principalul obiectiv al controlului infecțiilor în cabinetul medical. După cum știm cu toții, spălarea corectă a mâinilor este cea mai eficientă metodă de prevenire a răspândirii infecțiilor.
Cu toate acestea, spălarea mâinilor singure nu poate face treaba. Memento-urile prietenoase vor merge mult în a vă asigura că personalul și pacienții sunt în siguranță.
Obiectivele financiare
Succesul oricărei instituții de asistență medicală depinde de puterea politicii financiare a biroului medical și de modul în care biroul îndeplinește obiectivele sale financiare. Menținerea informată a personalului cu privire la modul în care funcționează bine sau în mod necorespunzător biroul este o modalitate de a continua să funcționeze bine sau să se îmbunătățească.
Statutul financiar al biroului este la fel de important pentru personal, deoarece știe că atâta timp cât biroul funcționează bine din punct de vedere financiar, siguranța pe care o poate avea în locurile de muncă.